Emailpolitik
Elektronisk post
Alle email i Socialforvaltningen skal principielt ses som korrespondance til og fra Forvaltningen.Principielt skal al kommunikation imellem offentlige myndigheder ske elektronisk.
Dog er følgende dokumenter undtaget fra dette:
- Dokumenter, der indeholder personfølsomme oplysninger,- typisk dokumenter, der har relation til personsager.
- Dokumenter, hvor det i lovgivningen er anført, at der kræves en specifik underskrift.
- Dokumenter, der ikke foreligger elektronisk, feks. et modtaget brev i papirformat.
- Email bør holdes i samme stil og tone som papirbaseret kommunikation.
- Emailudsendelser via fælles postlister kan kun ske i mindre mailgrupper,- feks ens eget kontor.
- Informationer som skal ud til større enheder, bør som udgangspunkt offentliggøres på Forvaltningens Intranet. Dette kan ske ved at sende en mail til info@sof.kk.dk som efterfølgende lægger det tilgængeligt på KKnet. Vigtige her og nu informationer såsom telefonnedbrud, IT-problemer mm, skal sendes øjeblikkeligt som hidtil.
- Emailens emnefelt bør have en overskrift, der sætter modtageren i stand til nemt at identificere emnet.
- Email bør forsynes med entydig og præcis afsenderidentifikation, med minimum navn, titel, kontor, telefonnummer, emailadresser,- i stil med det personlige brevpapir. Dette kan opsættes som standard i Outlook.
Det er dog ikke tilladt at anvende Pc'en - herunder postsystemet - til kommercielle formål, uanset om de er profitgivende eller ej.
Den enkelte medarbejder må være opmærksom på, at IT-kontorets medarbejdere i forbindelse med feks. virusangreb og i forbindelse med afhjælpning af fejl på systemet, kan åbne og evt. læse medarbejderes email.
Ved brug af email til privat brug skal medarbejderne overholde enhver lovgivning på området og de bør opbevares i separate postmapper.
Når en medarbejder fratræder sin stilling, skal dennes private postmappe tømmes af medarbejderen ellers vil den blive slettet.
Postkasser
Der er oprettet én central elektronisk postkasse for hele Forvaltningen, faf@faf.kk.dk som skal findes på www.faf.kk.dk.4. kontor har ansvar for at denne postkasse tømmes og posten videreformidles til respektive kontorer/centre.
Der er ligeledes oprettet mailadresser for samtlige centrale og lokale kontorer. Dette betyder, at det fremover er muligt for borgere og samarbejdspartere at maile direkte til Forvaltningen. Mailadresserne er offentliggjort på Kommunens hjemmeside www.kk.dk samt www.danmark.dk. Endvidere vil der på www.faf.kk.dk blive mulighed for direkte at indgive spørgsmål eller andre henvendelser til Forvaltningen.
2-3 blandt centrets/kontorets medarbejdere har ansvar for at de elektroniske fælles postkasser tømmes.
Procedure for tømning mm. af postkasser:
- Den/de ansvarlige skal sikre, at postkasser tømmes mindst 2 gange daglig (kl. 10.00 og kl. 14.00).
- Alle indkomne mails som indgår i den fælles postkasse, som i medarbejderens personlige postkasse fordeles i centret/kontoret i forhold til de i centret/kontoret vedtagne forretningsgange.
- Ved ferie, afspadsering eller andet, skal der i forhold til medarbejderens personlige postkasse laves et "auto-svar" som fortæller om hvornår man er tilbage på kontoret og med henvendelse til kontorets mailadresse, telefon, mm.
- Indkomne emails, der skal sagsbehandles, skal journaliseres.
Besvarelse af borgerhenvendelser
Alle henvendelser fra borgere på email skal betragtes som en henvendelse i et almindelig brev. Svar til borgerne skal forsat ske pr. brev til folkeregisteradressen. I takt med at sikkerheden i forbindelse med digital signatur udvikles, skal der arbejdes med muligheden for at besvare henvendelser elektronisk.Såfremt svaret ikke indeholder personfølsomme oplysninger kan svaret dog sendes med email. Dette skal ske fra kontorets/centrets epostkasse. Der vil derfor heller ikke i afsenderidentifikationen være oplysning om medarbejderens emailadresse, men alene kontorets/centrets. Baggrunden her er at sikre, at der i medarbejderens fravær (særligt ikke planlagt fravær) er adgang til email henvendelser, som forudsætter besvarelser.
Ved borgerhenvendelser, der modtages med email, fremsendes et kvitteringssvar med email med oplysning om, hvornår borgeren kan forvente svar på sin henvendelse, og om svaret vil blive fremsendt med almindelig post eller som email. Det skal her understreges, at såfremt svaret indeholder personfølsomme oplysninger, skal dette sendes som almindelig post.
Gælder der en særlig sagsbehandlingsfrist, der følger af lovgivningen eller er fastsat i medfør af lovgivningen, eller som følger af interne retningslinier, er det denne frist, der skal oplyses.
Som eksempel på sådanne frister kan nævnes:
- Sagsbehandlingsfrister i forbindelse med ansøgninger om hjælp efter social- eller beskæftigelseslovgivningen (fristerne er her fastsat i medfør af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2).
- Frister i forbindelse med behandling af realitetsklager (for klager, der kan indbringes for Det Sociale Nævn findes fristerne i retssikkerhedsbekendtgørelsen).
- Frister i forbindelse med behandling af formalitetsklager (fristerne følger af de interne retningslinier).
- Frister, der følger af sektorplaner m.v..
Personfølsomme oplysninger
Indeholder en besvarelse til en modtager udenfor Forvaltningerne personfølsomme oplysninger, kan besvarelsen ikke sendes som epost, men skal sendes med almindeligt brev.Besvarelse af myndighedshenvendelser
Ved besvarelse af høringer, herunder lovhøringer eller lignende, benyttes kontorets emailadresse.Ved besvarelse af øvrige myndighedshenvendelser vil det bero på en konkret vurdering, hvorvidt der skal anvendes kontorets/centrets emailadresse eller medarbejderens egen epostadresse.